Prosjektledelse: Fem kjennetegn på en god prosjektleder

11 feb
Prosjektledelse: Fem kjennetegn på en god prosjektleder

Prosjektledelse er et fagfelt som krever erfaring, kunnskap og gode inspirerende lederegenskaper. I denne artikkelen ser vi på kjennetegnene på en god prosjektleder.

SISTE NYTT:

ProData Consult kjøper Amesto Consulting

ProData Consult, en av de ledende, uavhengige konsulentselskapene i Nord- Europa, har inngått avtale om å kjøpe Amesto Consulting, som har vært en del av Amesto siden 2014. Amesto Consulting slås sammen med den norske delen av ProData Consult og fortsetter under navnet ProData Consult.

Klikk her for å lese pressemeldingen

 

Prosjektledelse: Hovedansvaret til prosjektlederen er at prosjektet gjennomføres på tid og budsjett samt med ønsket resultat.

Vanlige spørsmål:

Hva er prosjektledelse? (definisjon)

Prosjektledelse er en disiplin som dreier seg om å initiere, planlegge, gjennomføre, kontrollere og avslutte et arbeid utført av et team av prosjektdeltakere for å oppnå bestemte mål og suksesskriterier. Et prosjekt er avgrenset i tid, og vil vanligvis ha begrensninger av økonomisk og personellmessig art. Prosjekter brukes ofte for å innføre nye systemløsninger og arbeidsformer, utvikle nye produkter, osv. Kilde: Wikipedia

Hvorfor er god prosjektledelse viktig?

Alle prosjekter har behov for effektiv ledelse, kontroll og kommunikasjon. Prosjektlederens rolle er å sørge for at prosjektet gjennomføres på tid og budsjett samt med ønsket resultat. I denne artikkelen går vi gjennom alle de viktigste egenskapene en god prosjektleder innehar.

Hva kjennetegner en god prosjektleder?

Prosjektledelse krever effektiv kommunikasjon
En god prosjektleder har gode lederegenskaper
En god prosjektleder er en god blesluttningstager
God prosjektledelse er inspirerende
En prosjektleder er god til å forhandle

Amesto Consulting har mer enn 8000 konsulenter i vårt nettverk. Derfor går vi aldri tom for dyktige konsulenter innen prosjektledelse, programledelse eller interimledelse.

 

Prosjektledelse krever effektiv kommunikasjon

Vi mottar og sender meldinger i mange kanaler hver dag. Effektiv kommunikasjon er derfor en utfordring for de fleste moderne arbeidsplasser. En dyktig prosjektleder benytter effektive verktøy for å dele informasjon.

En dyktig prosjektleder har også utviklet gode antenner for lese mellom linjene hva prosjektdeltakerne mener. Å utvikle gode kommunikasjonsevner kan bidra til å unngå konflikter, inngå kompromisser og lede til bedre beslutninger.

En prosjektleder som kommuniserer effektivt gjør dette:

Prosjektlederen lytter mer enn hun snakker

Å lytte er en av de viktigste sidene ved kommunikasjon. En god lytter forstår ikke bare innholdet i budskapet, men også hvordan samtalepartneren føler seg. En god prosjektleder vil skape et miljø der prosjektdeltakere føler seg trygge, der idéer, meninger og følelser kan ytres og blir lyttet til.

The data is extremely compelling, showing that a preference for listening (and listening before talking) is directly tied to a leader’s effectiveness, skriver Steven R. Covey, i sin bok: The 7 Habits of Highly Effective People.

Oversatt: Dataene er ekstremt overbevisende, og viser at en preferanse for å lytte (og lytte før du snakker) er direkte knyttet til en leders effektivitet. Altså vil en prosjektleder som lytter mer enn hun snakker ha større sannsynlighet til å lykkes med sine prosjekter.

Prosjektledelse: En prosjektleder lytter mer enn hun snakker

Prosjektledelse: En prosjektleder lytter mer enn hun snakker (Foto: Jason Rosewell)

Klar tale gir tillit

En god prosjektleder er vennlig og direkte i sin kommunikasjon. Deltakerne må ha tillit til hverandre og ikke føle at lederen har skjulte motiv. Det er en forutsetning for god kommunikasjon i et prosjekt .

God kommunikasjon er en av nøkkelfaktorene for å lykkes med prosjektledelse. Som prosjektleder er kommunikasjon et av dine viktigste verktøy for å skape entusiasme og forståelse rundt et prosjekt og få dine prosjektmedarbeiderne til å ta ansvar for sine oppgaver, skriver Prosjektbloggen i en artikkel om fire tips til god kommunikasjon i prosjekter.

Kroppsspråk er viktigere enn ord

I følge en undersøkelse om mellommenneskelig kommunikasjon utført av Salesforce, er så mye som 93% av all kommunikasjon ikke-verbal kommunikasjon. Det vil si at dine holdninger og signaler du sender med kroppsspråket har større betydning enn ordene i samtalen.

Vi merker dette bevisst eller ubevisst, ved at vi får en følelse av at «noe ikke stemmer.» Tenk deg en leder som sier til deg «Du er min mest betydningsfulle medarbeider» samtidig som han ser på deg med en nedverdigende mine, skriver Ledernytt i en artikkel om god kommunikasjon.

Kontroll på følelser

Beslutninger har større innvirkning på dine følelser enn på dine tanker. Derfor spiller følelser en viktig rolle i all kommunikasjon. For å unngå misforståelser og frustrasjon vil en god prosjektleder være observant og benytte kroppsspråk slik at hun fremstår som tydelig og klar når beslutninger kommuniseres.

Om du ønsker å forbedre dine kommunikasjonsevner kan du se denne videoen:

 

En god prosjektleder har gode lederegenskaper

Sannsynligheten for at et prosjekt blir vellykket henger tett sammen med hvor gode lederegenskaper prosjektlederen besitter. Hovedansvaret til prosjektlederen er tross alt at prosjektet gjennomføres på tid og budsjett med ønsket resultat. Dette forutsetter at deltakerne i prosjektet er motiverte og målbevisste.

Hvilke lederegenskaper trenger en god prosjektleder?

En prosjektleder er en visjonær

Evnen til å se det ‘større perspektivet’ i prosjektledelse og effektivt formidle denne visjonen til andre er en verdifull og viktig egenskap for en god prosjektleder. Evnen til å forklare visjonen på en måte som får prosjektdeltakerne til å se for seg det ønskede sluttresultatet og hvordan leveransen skal gjennomføres til riktig tid.

Leaders Worry about Doing the Right Things; Managers Worry about Doing Things Right. Leaders are focused on accomplishing the vision for the organisation, skriver Project Management Institute i en artikkel om viktige lederegenskaper for en prosjektleder.

Oversatt: Ledere er opptatt av å gjøre de riktige tingene; Sjefer er bekymret for å gjøre ting riktig. Ledere har fokus på å oppnå organisasjonens visjon, som vil si at en god prosjektleder har fokus på visjonen.

Har alltid en positiv holdning

En god prosjektleder er entusiastisk og positiv. Det er en glede å jobbe sammen med en entusiastisk leder!

En leders entusiasme smitter over på prosjektdeltakerne. At prosjektlederen er målbevisst og engasjert i prosjektet bidrar også til gjensidig tillit og respekt, som igjen fører til et produktivt arbeidsmiljø.

En prosjektleder må være problemløser

En god prosjektleder løser problemer som oppstår underveis i prosjektet. Hun er ressurssterk og kreativ i måten hun angriper problemstillingene. Den smarte prosjektlederen vet også hvilke prosjektdeltakere som er best egnet til å løse problemet og ber vedkommende bidra.

Den dyktige prosjektlederen vil også søke å finne årsaken til problemet, siden dette er den eneste langsiktige måten å løse problemet permanent.

Whether the problem you are focusing on is small or large, using a systematic approach for solving it will help you be a more effective project manager, skriver Project management skills i en artikkel om Problemløsningsteknikker i prosjektledelse.

Oversatt: Enten problemet du fokuserer på er lite eller stort, ved å bruke en systematisk tilnærming for å løse det vil det hjelpe deg å bli en mer effektiv prosjektleder. En god prosjektleder vil angripe problemet med en gjennomtenkt metode.

Alle ledere må delegere

Å kjenne hver enkelt prosjektdeltagers styrker og begrensninger er helt avgjørende for en prosjektleder. Dette er en forutsetning for å lykkes med å få det beste ut av prosjektgruppen når hun delegerer oppgaver til hver enkelt medarbeider.

For prosjektdeltakerne er det en fordel at de får tildelt oppgaver som passer for deres ferdighetsnivå. Målet er å oppnå ønskede resultater innen en avgrenset tid. Prosjektlederen oppfordrer gjerne medarbeiderne til å stille spørsmål ved å selv stille spørsmå. Slik viser hun interesse for hver enkelt medarbeiders oppgaver.

En god prosjektleder har integritet

Den aller viktigste lederegenskapen en god prosjektleder har er integritet. Dette er avgjørende for å oppnå tillit fra prosjektgruppen. Derfor vil prosjektlederen vise gjennom eget eksempel at hun opprettholder verdier og etiske normer. Dette sikrer medarbeiderne oppfatter lederen som ærlig og rettferdig.

 

En god prosjektleder er en god blesluttningstager

For å sikre at prosjektet er vellykket kreves det av prosjektlederen at hun er en god beslutningstager. Prosjektledere tar mange avgjørelser hver dag. Evnen til å ta beslutninger er derfor kritisk for å sikre at beslutningene er rasjonelle, objektive og korrekte.

En god prosjektleder benytter disse beslutningskriteriene:

Starter med å identifisere målet

En god prosjektleder avklarer hensikten med beslutningen før hun undersøker formålet med beslutningen. Hun undersøker hvilket problem som må løses og hvorfor det er viktig. Prosjektlederen vet at det er enklere å stå for en beslutning når hun kan forklare årsaken til at hun har fattet beslutningen.

Fullstendige og nøyaktige data

En god prosjektleder undersøker bakgrunnen for beslutningen fra mange perspektiv og med så fullstendige data som mulig innen en begrenset tid. Alle viktige fakta og informasjon blir undersøkt slik at beslutningsgrunnlaget er fullstendig og korrekt.

58% of respondents say their companies base at least half of their regular business decisions on gut feel or experience rather than being driven by data and information, heter det i en undersøkelse i bi-survey.com.

Oversatt: 58% av de spurte sier at selskapene baserer minst halvparten av sine vanlige forretningsavgjørelser på magefølelse eller erfaring, i stedet for å bli drevet av data og informasjon.

God prosjektledelse forutsetter at beslutninger som fattes har dokumentasjon i fullstendige data. I motsatt fall kan prosjektlederen trekke feilaktige konklusjoner.

En god prosjektleder vurder konsekvensene

Konsekvensene en beslutning får må også vurderes grundig før beslutningen fattes. En god prosjektleder vurderer hvordan en avgjørelse vil påvirke prosjektdeltakerne og kvaliteten på sluttresultatet av prosjektet.

Undersøker andres perspektiv

En leder må ha evnen til å sette seg inn i andres perspektiv. Det kreves derfor av en god prosjektleder at hun har godt utviklet empati.

Prosjektledelse: En god prosjektleder vurderer andres perspektiv

En god prosjektleder vurderer andres perspektiv (Foto: Sebastian Herrmann)

Vurderer effekten av beslutningen

En god prosjektleder vurderer utfallet av sine beslutninger og vurderer fortløpende om det er behov for nye undersøkelser eller å overse datagrunnlaget med friske øyne. Erfarne prosjektledere utvikler en derfor gjerne en sjette sans for å identifisere og reversere dårlige beslutninger eller dårlig timing.

 

God prosjektledelse er inspirerende

Prosjektlederjobben er utfordrende, siden den ikke bare har ansvar for prosjektets suksess, men også for prosjektgruppens trivsel. En god prosjektleder er inspirerende og sørger for at prosjektgruppen er motivert.

Dette kjennetegner en inspirerende leder:

En leder, ikke en sjef

Det er stor forskjell på ledere som viser vei gjennom sine egne handlinger og en sjef som gir befalinger og direktiv. En inspirerende prosjektleder har innflytelse og trenger ikke bruke sin autoritet. En god prosjektleder skal undervise og lede, ikke gi instruksjoner og stille urimelige krav.

BI-professor Øyvind Martinsen er ekspert på området. Han har forsket på hva som gjør ledere gode, og hvilke personlighetstrekk som kan være avgjørende for hvordan ledere fungerer.

Forskning funnet en del generelle fellesnevnere for hva som er gunstige personlighetstrekk, og hva som er mindre gunstig, forteller Øyvind Martinsen til forskning.no. Han trekker frem femfaktormodellen som ofte benyttes i personlighetstester som benyttes for å definere personlighetstrekk.

Det må være lov å feile

Prosjekter med stor innovasjonstakt leverer de beste resultatene. Innovasjon krever vilje til å feile. De mest innovative selskapene i verden feirer feilene og omprioriterer ressurser til lønnsomme prosjekter. En god prosjektleder forstår risikoen og beveger seg raskt videre etter at feilen er korrigert.

Hold handlingsrommet åpent, slik at løsningsutviklingen i gjennomføringsfasene kan dra full nytte av innovasjon og smidig metodikk, skriver Difi i sin prosjektveiviser vedrørende innovasjon i prosjekter

En inspirerende prosjektleder motiverer og oppmuntrer

Motiverende komplimenter og oppmuntringer kan gå en lang vei for å inspirere prosjektgruppen. “Positiv forsterkning” er begrepet som benyttes om effekten som kan oppnås ved belønnende oppmuntring. Positiv forsterkning oppnås ved å lytte til og være engasjert i prosjektdeltakernes problemstillinger.

Oppriktig interesse for hver enkelt prosjektdeltaker

Du har kanskje hørt dette sitatet fra Theodore Roosevelt:

Nobody cares how much you know until they know how much you care.

Altså: Ingen bryr seg om hvor mye du vet før de vet hvor mye du bryr deg.

En god prosjektleder forstår at hun må engasjere seg i alle prosjektdeltakerne som personer og i deres arbeid. Alle prosjektdeltakerne vil ønske at du legger merke til deres arbeid og progresjon. En inspirerende prosjektleder sørger for at hun snakker med alle prosjektdeltakerne hyppig.

 

En prosjektleder er god til å forhandle

Ferdighetene til en prosjektleder inkluderer kontraktsforhandling, konflikthåndtering, dialog med interessenter og håndtering av krav.

Prosjektledelse er en konstant forhandling, så en god prosjektleder må også være god til å forhandle. Forhandlinger pågår hele tiden, gjennom tildeling av oppgaver, prioriteringer, omdisponeringer eller konfliktløsing mellom prosjektdeltakere.

Kontraktsforhandling i prosjektledelse

Kontraktsforhandling handler først og fremst om å komme til enighet om vilkårene i en avtale. Forhandlingen vil vanligvis følge disse fasene: Planlegging, diskusjon, forslag og beslutning. En god prosjektleder har erfaring med forhandlinger og har studert forhandlingsteknikk.

Konflikthåndtering i prosjekter

Det er nesten uunngåelig at det oppstår konflikter i et prosjekt med prosjektdeltakere som kan ha forskjellige verdier og personligheter. Om prosjektlederen evner å løse konflikten gjennom å bygge relasjoner og forene målsetningen må ikke konflikter være negativt i seg selv.

Prosjektlederen må være i stand til å løse problemer mens hun respekterer individuelle forskjeller. En god prosjektleder oppfører seg rolig og behandler alle høflig selv under press.

Dialog med interessenter

God prosjektledelse handler også om å involvere interessentene i prosjektet. Prosjektlederen analyserer de ulike interessentenes ønsker og mål, og vurdere hva de enkelte kan bidra med i prosjektet. Hun vil sørge for at alle interessenter blir tilstrekkelig involvert og engasjert i prosjektet.

Dersom de negative interessentene ikke ivaretas og håndteres på en god måte kan deres innflytelse være ganske ødeleggende for prosjektet. Samtidig må støtten fra de positive interessentene brukes til prosjektets beste, skriver Difi i sin prosjektveileder.

Plan for håndtering av krav

Prosjektledere må planlegge prosjektet i henhold til kravene til prosjektet. Det er hennes oppgave å dele opp hovedkravene i mindre krav som kan fordeles som arbeidsoppgaver til prosjektdeltakerne. I moderne agile prosjektstyringsprinsipper benyttes raske møter til å forhandle om hvem som skal løse en bestemt oppgave.

 

Konklusjon

Prosjektledelse krever effektiv kommunikasjon. En dyktig prosjektleder benytter effektive verktøy for å dele informasjon. Hun har også utviklet gode antenner for lese mellom linjene hva prosjektdeltakerne mener. Å utvikle gode kommunikasjonsevner kan bidra til å unngå konflikter, inngå kompromisser og lede til bedre beslutninger.

En god prosjektleder har gode lederegenskaper. Sannsynligheten for at et prosjekt blir vellykket henger tett sammen med hvor gode lederegenskaper prosjektlederen besitter. Hovedansvaret til prosjektlederen er tross alt at prosjektet gjennomføres på tid og budsjett med ønsket resultat. Dette forutsetter at deltakerne i prosjektet er motiverte og målbevisste.

En god prosjektleder er en god bleslutningstager. For å sikre at prosjektet er vellykket kreves det av prosjektlederen at hun er en god beslutningstager. Prosjektledere tar mange avgjørelser hver dag. Evnen til å ta beslutinger er kritisk for å sikre at beslutningene er rasjonelle, objektive og korrekte.

God prosjektledelse er inspirerende. Prosjektlederjobben er utfordrende, siden den ikke bare har ansvar for prosjektets suksess, men også for prosjektgruppens trivsel. En god prosjektleder er inspirerende og sørger for at prosjektgruppen er motivert.

En prosjektleder er god til å forhandle. Prosjektledelse er en konstant forhandling, så en god prosjektleder må også være god til å forhandle. Forhandlinger pågår hele tiden, gjennom tildeling av oppgaver, prioriteringer, omdisponeringer eller konfliktløsing mellom prosjektdeltakere.

 

Amesto Consulting har mer enn 8000 konsulenter i vårt nettverk. Derfor går vi aldri tom for dyktige konsulenter innen prosjektledelse, programledelse eller interimledelse. Ta gjerne kontakt med oss i dag dersom du har et konkret behov.

Showing 2 comments
  • Line
    Svar

    Studerer prosjektledelse nå, denne artikkelen likte jeg!! E L S K !!

    • Mari Ann Vassgård
      Svar

      Mange takk for hyggelig kommentar Line!

LEGG INN KOMMENTAR

IT konsulent lønn: Lurer du på hva ansatte tjener i IT-bransjen? Vi har undersøkt hva alle nordmenn får i lønn, og gjort et dypdykk i hva en IT-konsulent tjener i 2019.